De meeste organisaties hebben hun bedrijfswagenbeleid ontwikkeld op basis van een voorspelbaar werkmodel. Medewerkers pendelden van maandag tot vrijdag naar dezelfde werkplek, en hun functie en anciënniteit bepaalden grotendeels of ze recht hadden op een bedrijfswagen.
Maar dat model weerspiegelt niet langer hoe veel medewerkers vandaag werken. Hybride werkschema's en veranderende vervoersmogelijkheden hebben ervoor gezorgd dat werknemersmobiliteit veel minder uniform is geworden. Toch blijven de regels van het bedrijfswagenbeleid vaak ongewijzigd.
Dat betekent niet dat de bedrijfswagen zijn waarde heeft verloren. Voor veel professionals blijft een bedrijfswagen een praktisch en aantrekkelijk personeelsvoordeel. De vraag is vooral of het beleid erachter dat voordeel nog op een eerlijke manier toekent en rekening houdt met hoe medewerkers zich verplaatsen.
Nu hybride werken een vast onderdeel van het professionele leven is geworden, moeten bedrijven hun huidige bedrijfswagenbeleid opnieuw evalueren. Ondersteunt het nog steeds de bredere bedrijfsdoelstellingen op het vlak van medewerkers en duurzaamheid?
Hybride werken heeft werknemersmobiliteit minder voorspelbaar gemaakt #
Hybride werken heeft het woon-werkverkeer niet doen verdwijnen, maar wel veranderd wanneer, waar en hoe medewerkers zich verplaatsen.
Sommige medewerkers komen twee keer per week naar kantoor. Anderen werken voornamelijk thuis, maar bezoeken regelmatig klanten of verplaatsen zich tussen verschillende kantoorlocaties. Zelfs medewerkers met een vergelijkbare functie en woon-werkafstand kunnen heel andere mobiliteitsbehoeften hebben.
Zo werd in Nederland in 2024 bijna 20% van alle gewerkte uren thuis gepresteerd.
Maar minder dagen op kantoor betekenen niet automatisch minder afgelegde kilometers. Iemand kan minder vaak pendelen, maar nog altijd regelmatig met de wagen naar klanten of andere locaties rijden.
Bekijk bijvoorbeeld deze twee situaties:
- Louise werkt meerdere dagen per week thuis, maar heeft nog altijd een wagen nodig voor regelmatige klantenbezoeken.
- Jacob gaat vaker naar kantoor, maar woont dichtbij en verplaatst zich met de fiets of het openbaar vervoer.
Alleen rekening houden met iemands functie en aanwezigheid op kantoor geeft dus geen volledig beeld van de mobiliteitsbehoeften.
Een modern mobiliteitsbeleid voor hybride werken moet daarom een kader bieden dat rekening houdt met de verschillende manieren waarop medewerkers werken en zich verplaatsen.
Vijf signalen dat je bedrijfswagenbeleid verouderd is #
Je mobiliteitsbeleid hoeft niet volledig herwerkt te worden omdat het bedrijfswagens omvat. Een aanpassing is vooral nodig wanneer de regels niet langer aansluiten bij de realiteit op de werkvloer.
Hieronder bespreken we vijf signalen die erop kunnen wijzen dat het tijd is om je mobiliteitsbeleid te herbekijken.
1. Het recht op een bedrijfswagen is vooral gebaseerd op hiërarchie #
Wanneer het recht op een bedrijfswagen voornamelijk afhangt van anciënniteit of functie, sluit dat mogelijk niet aan bij de werkelijke mobiliteitsbehoeften.
Sommige medewerkers verplaatsen zich vaak voor hun job, maar komen niet in aanmerking voor een bedrijfswagen. Tegelijkertijd krijgen anderen wel een wagen, terwijl ze die nauwelijks nodig hebben.
2. De veronderstellingen over woon-werkverkeer kloppen niet meer #
Veel bedrijfswagenbeleidsplannen gaan nog altijd uit van een voltijdse aanwezigheid op kantoor, van maandag tot vrijdag.
Door hybride werken en klantenbezoeken is die veronderstelling niet altijd meer realistisch.
Daardoor kunnen het verwachte aantal kilometers en de bijbehorende kosten sterk verschillen, afhankelijk van hoe medewerkers zich daadwerkelijk verplaatsen.
3. Hetzelfde beleid geldt voor verschillende mobiliteitsbehoeften #
Professionals met een vergelijkbare functie verplaatsen zich niet noodzakelijk op dezelfde manier.
De ene medewerker woont dicht bij kantoor en komt met de fiets, terwijl een andere afhankelijk is van een wagen door de afgelegen woonplaats of frequente klantenbezoeken.
Een standaard mobiliteitspakket kan dan wel eenvoudig te beheren zijn, maar houdt niet altijd rekening met de individuele behoeften en functievereisten van medewerkers.
4. Het werkelijke gebruik en de mobiliteitskosten worden zelden geëvalueerd #
Leasingkosten, laadkosten, brandstof, parkeerkosten en vergoedingen kunnen na verloop van tijd veranderen.
Zonder een volledig overzicht van deze kosten en het werkelijke voertuiggebruik blijven bedrijven mogelijk investeren in mobiliteitspakketten die niet langer de beste waarde bieden.
5. Uitzonderingen worden de regel #
Individuele uitzonderingen zijn soms nodig.
Maar wanneer HR- en fleetteams voortdurend aanpassingen moeten doorvoeren voor specifieke situaties, is dat een teken dat het beleid niet langer aansluit bij de realiteit.
Herken je één of meerdere van deze signalen? Dan is het een goed moment om te evalueren of de huidige toekenningsvoorwaarden mobiliteitsvoordelen nog op een eerlijke en consistente manier verdelen.
Waarom traditionele toekenningsvoorwaarden steeds moeilijker te verantwoorden zijn #
Traditionele toekenningsvoorwaarden bieden bedrijven een duidelijk kader. Maar ze kunnen ook leiden tot een gevoel van ongelijkheid, frustraties, onnodige kosten en extra administratief werk.
Denk bijvoorbeeld aan organisaties die blijven betalen voor bedrijfswagens die medewerkers nauwelijks gebruiken, terwijl ze tegelijkertijd verplaatsingskosten vergoeden voor collega's die meer mobiliteit nodig hebben.
Dergelijke situaties zorgen voor meer vragen van medewerkers en meer individuele uitzonderingen. Daarbovenop komen de beleidsaanpassingen die HR- en fleetteams moeten beheren.
Meer inzicht in het mobiliteitsgebruik en de verplaatsingen van medewerkers wordt ook steeds belangrijker door de toenemende duurzaamheids- en rapportageverplichtingen.
Een doeltreffende mobiliteitsstrategie voor medewerkers heeft daarom duidelijke toekenningsvoorwaarden nodig die bedrijfsbehoeften, kosten en duurzaamheidsdoelstellingen met elkaar in evenwicht brengen.
Waarmee moet een mobiliteitsbeleid voor hybride werken rekening houden? #
Een modern mobiliteitsbeleid voor hybride werken moet medewerkers mobiliteitsopties bieden die beter aansluiten bij hoe ze zich verplaatsen.
Dat kan een bedrijfswagen, mobiliteitsbudget, fietsleasing, openbaar vervoer of een combinatie van verschillende mogelijkheden zijn.
Het belangrijkste is dat het beleid duidelijke regels biedt, zonder iedereen in hetzelfde mobiliteitspakket te dwingen.
Om dat te bereiken, moeten bedrijven rekening houden met verschillende criteria.
Functievereisten #
Begin met de verplaatsingen die een medewerker moet maken om de job uit te voeren.
Bezoekt iemand regelmatig klanten, leveranciers of verschillende bedrijfslocaties?
Woon-werksituatie #
Hoe ver woont de medewerker van het werk en hoe vaak wordt die op kantoor verwacht?
Deze factoren helpen bedrijven bepalen welke mobiliteitsopties realistisch zijn.
Openbaar vervoer of fietsen kan bijvoorbeeld voor sommige medewerkers een goede oplossing zijn, maar niet voor iedereen.
Totale mobiliteitskosten (TCO) #
De berekening van de Total Cost of Ownership (TCO) moet verder gaan dan alleen de leasingprijs.
Brandstof of laadkosten, verzekeringen, onderhoud en verplaatsingsvergoedingen dragen allemaal bij aan de totale mobiliteitskosten van een medewerker.
In ons vorige artikel leggen we uit hoe je de Total Cost of Ownership (TCO) van het mobiliteitsbudget in België berekent.
Bedrijfsdoelstellingen #
Een flexibel mobiliteitsbeleid, inclusief de toekenningsvoorwaarden, moet aansluiten bij de financiële en duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf.
Zo krijgen HR-, finance- en fleetteams een gemeenschappelijke basis om verschillende mobiliteitsopties te evalueren.
Op basis van deze criteria is het niet de bedoeling dat bedrijven elke medewerker afzonderlijk moeten beoordelen.
In plaats daarvan kunnen ze medewerkers indelen in verschillende mobiliteitsprofielen, met duidelijke criteria en passende voordelen.
Het resultaat is een consistent kader dat het mobiliteitsbeleid laat aansluiten bij verschillende manieren van werken en pendelen.
Hoe technologie en AI helpen om het mobiliteitsbeleid te herwerken #
De eerste stap bij het herwerken van een mobiliteitsbeleid is begrijpen hoe medewerkers zich verplaatsen en hoeveel de organisatie daaraan uitgeeft.
Gegevens uit HR-systemen, tankkaarten, laadoplossingen, openbaar vervoer en onkosten kunnen helpen om dat overzicht te creëren.
Door deze gegevens te analyseren, kunnen bedrijven:
- De huidige mobiliteitsvoordelen vergelijken met het werkelijke gebruik.
- De kosten van verschillende mobiliteitsprofielen berekenen.
- De financiële impact van aangepaste mobiliteitsvoordelen voor hybride werken simuleren.
- Toekenningsvoorwaarden eerlijk en consistent toepassen.
- Opvolgen of het vernieuwde beleid de verwachte resultaten oplevert.
Een centraal mobiliteitsplatform brengt alle relevante gegevens samen, zodat HR-, finance- en fleetteams vanuit hetzelfde overzicht kunnen werken.
Het resultaat? Het herwerken van het mobiliteitsbeleid wordt een continu proces op basis van werkelijk gebruik en concrete gegevens, in plaats van veronderstellingen.
AI kan vervolgens grote hoeveelheden mobiliteitsgegevens analyseren en verschillende beleidsscenario's vergelijken.
Zo kan AI bedrijven bijvoorbeeld helpen begrijpen welke impact aangepaste toekenningsvoorwaarden kunnen hebben op de omvang en de kosten van het wagenpark.
Zoals besproken in ons vorige artikel, kan AI teams ook helpen om bestaande beleidsdocumenten kritisch te evalueren, verouderde veronderstellingen bloot te leggen en de impact van wijzigingen te vergelijken voordat ze worden ingevoerd.
Ondanks de vele mogelijkheden van AI moet de technologie toekenningsbeslissingen ondersteunen, niet zelf nemen.
Bedrijven hebben nog altijd transparante regels nodig die medewerkers begrijpen en kunnen vertrouwen.
Is jouw bedrijfswagenbeleid klaar voor hybride werken? #
Hybride werken heeft het belang van mobiliteit niet verminderd, maar wel veranderd hoe de toekomst van bedrijfswagens eruitziet.
In plaats van hun beleid te baseren op hiërarchie of verouderde veronderstellingen, moeten organisaties ervoor zorgen dat hun bedrijfswagenbeleid aansluit bij hoe medewerkers vandaag werken.
Bedrijven die hun bedrijfswagenbeleid blijven baseren op veronderstellingen van vijf jaar geleden, dreigen achterop te raken.
Ze riskeren hogere kosten, oneerlijke toekenningsbeslissingen en een lagere medewerkerstevredenheid.
Organisaties die hun mobiliteitsbeleid regelmatig evalueren en aanpassen, staan er veel sterker voor.
Zo kunnen ze medewerkers beter ondersteunen, kosten onder controle houden en tegelijkertijd rekening houden met hun bedrijfs- en duurzaamheidsdoelstellingen.
Muto brengt alle mobiliteitsgegevens, beleidsregels en keuzes van medewerkers samen op één platform.
Met een volledig overzicht van het mobiliteitsgebruik en de bijbehorende kosten kunnen HR-, finance- en mobiliteitsteams hun bedrijfswagenbeleid herwerken en beter afstemmen op hoe medewerkers daadwerkelijk werken en zich verplaatsen.
